Homologação de fornecedores é o processo de verificar se um fornecedor está apto a vender para sua empresa — CNPJ regular, atividade compatível, entrega e documentação. Para a PME, isso reduz risco de fraude, de inadimplência e de compra de quem não existe de fato. Neste post, resumimos por onde começar: critérios mínimos e como o sistema pode ajudar.
Por que homologar fornecedores?
Sem nenhum critério, a empresa pode acabar:
- Comprando de CNPJ irregular ou inativo (Receita Federal).
- Pagando fornecedor que não entrega ou que desaparece depois do pagamento.
- Emitindo nota de entrada que não bate com o que foi recebido ou que gera questionamento fiscal.
Homologar não precisa ser “departamento de compras gigante”: é definir um mínimo de checagem antes de cadastrar e comprar.
Critérios mínimos para começar
- CNPJ válido e ativo — consultar na Receita Federal (ou em sites que usam a base da Receita) se o CNPJ existe, está ativo e o nome e o endereço batem com o que o fornecedor informou.
- Situação fiscal — se o fornecedor está em dia com obrigações fiscais (certidões negativas quando a empresa exige para contratação ou licitação). Para compras rotineiras, pelo menos a confirmação de que o CNPJ está ativo já ajuda.
- Atividade compatível — a atividade principal do CNPJ faz sentido com o que ele está vendendo? Evita “fachada” que vende de tudo sem relação com o cadastro.
- Entrega e documentação — combinar que a nota fiscal e o produto ou serviço serão entregues; só pagar após conferência. Guardar contrato ou orçamento quando o valor for relevante.
Isso pode ser feito em uma planilha ou checklist no início; conforme o volume cresce, um sistema com cadastro de fornecedores e histórico de compras facilita.
Como o sistema pode ajudar?
Um ERP com módulo de compras e fornecedores permite:
- Cadastrar fornecedores com CNPJ, razão social, contato e observações (ex.: “homologado em dd/mm/aaaa”).
- Registrar pedidos de compra, recebimento e pagamento — assim você tem rastro de com quem comprou, quando e por quanto.
- Relatórios por fornecedor (valor comprado, notas recebidas, títulos pagos) para revisar periodicamente e cortar quem não entrega ou não emite nota.
Com o tempo, a “homologação” vira parte da rotina: novo fornecedor só entra no cadastro depois de passar pelo checklist mínimo, e o sistema guarda o histórico.
O Sigeflex oferece cadastro de fornecedores, pedidos de compra e contas a pagar integrados a documentos fiscais. Se quiser conhecer, acesse o site ou a documentação.