Estudos do setor indicam que fraudes podem representar até cerca de 5% da receita em alguns contextos — e em PMEs, onde poucas pessoas concentram funções, o risco de pedidos fictícios, superfaturamento e pagamento a fornecedores inexistentes ou inidôneos é real. Auditoria de compras e prevenção não precisam ser “departamento gigante”: há práticas viáveis para a pequena empresa. Neste texto, resumimos por onde começar.
Onde costumam estar os riscos?
- Pedidos fictícios — compras registradas sem entrega real ou para desvio de recurso.
- Superfaturamento — preço acima do mercado combinado com alguém de dentro ou com fornecedor conivente.
- Fornecedor “fantasma” — CNPJ irregular, endereço falso ou empresa criada só para receber pagamentos.
- Ausência de homologação — não checar se o fornecedor existe, está regular na Receita e entrega o que foi combinado.
Em empresa pequena, muitas vezes a mesma pessoa aprova e paga; por isso, separar quem compra, quem recebe e quem paga (ou ao menos ter conferência cruzada) e homologar fornecedores reduz espaço para fraude.
Práticas viáveis para a PME
- Homologação de fornecedores — antes de cadastrar e comprar, conferir CNPJ na Receita, endereço e se a atividade faz sentido. Ter um checklist mínimo (documento, contrato ou orçamento) e guardar registro.
- Dois olhos na compra — quem solicita a compra não deve ser o único a aprovar o pagamento. Outra pessoa (sócio, gestor, financeiro) confere pedido, nota e valor antes de liberar.
- Conferência de entrega — recebimento físico ou conferência de serviço realizado antes de dar baixa e pagar. Evitar pagar “no papel” sem comprovar que o bem ou serviço chegou.
- Relatórios simples — lista de compras por fornecedor, por valor e por período. Olhar de vez em quando para fornecedor novo com valor alto ou compra fora do padrão.
- Sistema de gestão — usar um ERP com cadastro de fornecedores, pedidos de compra e fluxo de aprovação deixa rastro e dificulta “acordo por fora”.
Nada disso exige auditoria externa caríssima: são controles internos que qualquer PME pode adotar e ajustar ao tamanho da equipe.
O que o sistema pode ajudar?
Um ERP com módulo de compras e contas a pagar permite:
- Cadastrar fornecedores com CNPJ e dados verificados.
- Registrar pedido de compra, recebimento e pagamento em etapas separadas.
- Ter relatórios de compras por fornecedor, por centro de custo e por período.
- Definir regras de aprovação (por valor, por tipo de despesa), conforme a necessidade da empresa.
Assim, a “auditoria” vira rotina: o gestor e o financeiro usam o sistema para conferir e aprovar, e o histórico fica registrado.
O Sigeflex oferece gestão de compras, fornecedores e contas a pagar integrada a documentos fiscais e estoque, ajudando a manter controle e rastro. Se quiser conhecer, acesse o site ou a documentação.