Os documentos fiscais eletrônicos (NF-e, NFC-e, NFS-e, etc.) geram arquivos XML que comprovam a operação perante o Fisco e o cliente. Guardar esses XMLs é obrigação legal e também serve para consulta, auditoria e envio ao contador.
Por que guardar
- Obrigação legal — a legislação exige que o contribuinte conserve os documentos que comprovam as operações, para fins fiscais e de fiscalização.
- Comprovação — em caso de dúvida, reclamação ou fiscalização, o XML (e o DANFE/PDF quando aplicável) é a prova do que foi emitido e autorizado.
- Contabilidade — muitos escritórios recebem os XMLs (ou acesso a eles) para escrituração e apuração.
Por quanto tempo
O prazo de guarda é definido pela legislação tributária e comercial — em geral 5 anos a partir do ano seguinte ao da ocorrência do fato (art. 173 do CTN e normas complementares). Para não errar, consulte seu contador; o importante é não apagar os XMLs antes do prazo e tê-los organizados por período e tipo.
Como organizar
Um sistema de gestão com módulo DFe pode armazenar os XMLs automaticamente, associados a cada nota emitida ou recebida, e permitir busca por período, cliente ou chave. Isso facilita atender à lei e localizar um documento quando precisar.
O Sigeflex oferece gestão de DFe e armazenamento de XMLs. Para detalhes sobre prazos e boas práticas, consulte a documentação ou um contador; para o uso do sistema, fale com nossa equipe.