Quem gerencia o dia a dia de uma PME sabe: contas a pagar e a receber espalhadas em planilhas, e-mails e anotações viram dor de cabeça na hora de fechar o mês, negociar com fornecedor ou saber se o caixa fecha. Neste post, reunimos dicas para organizar essas informações em um só lugar e ganhar visão do fluxo de caixa.
Por que sair da planilha?
Planilhas funcionam quando o volume é pequeno e uma única pessoa controla tudo. Conforme a empresa cresce, surgem problemas comuns:
- Versões diferentes da mesma planilha (cada um com a “sua” cópia)
- Atrasos para lançar um pagamento ou um recebimento
- Dificuldade para ver o que vence esta semana ou o que está em atraso
- Impossibilidade de cruzar títulos com o que realmente saiu ou entrou no banco
Centralizar contas a pagar e a receber em um sistema reduz erros, dá visão em tempo real e libera tempo para o gestor tomar decisão em vez de só “apagar incêndio”.
O que fazer na prática
- Liste todas as fontes — planilhas, e-mails com boletos, contratos com datas de vencimento. Definir de onde vêm as obrigações e os recebimentos é o primeiro passo.
- Padronize as informações — valor, vencimento, fornecedor ou cliente, centro de custo (se fizer sentido). Assim fica possível filtrar por período, por tipo e por situação (pago, pendente, vencido).
- Conecte com o banco — quando possível, use conciliação bancária para bater o que está lançado com o que efetivamente entrou ou saiu da conta. Isso evita surpresas e ajuda no fluxo de caixa.
- Defina quem lança e quem aprova — mesmo em time pequeno, ter um fluxo claro (quem registra a conta, quem confere, quem autoriza o pagamento) evita duplicidade e falhas.
Um ERP com módulo financeiro costuma oferecer contas a pagar, contas a receber, formas de pagamento e relatórios de fluxo de caixa integrados — tudo em um único lugar, sem depender de planilha solta.
E o fluxo de caixa?
Contas a pagar e a receber bem organizadas são a base do fluxo de caixa: você enxerga o que deve entrar e sair por período e consegue se planejar (rotação de estoque, negociação com fornecedor, antecipação de recebíveis). Relatórios como “contas a vencer nos próximos 7 dias” ou “recebimentos do mês” passam a sair do sistema, não da memória ou de uma planilha desatualizada.
O Sigeflex oferece módulo de Contas a Pagar e Contas a Receber, integrado a vendas, pedidos e documentos fiscais, com relatórios e baixa por forma de pagamento. Se quiser conhecer na prática, acesse o site ou consulte a documentação do sistema.